Capítulo 6 Documentos de Google

Documentos de Google es un conjunto de herramientas en la nube que permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo conectado a Internet que disponga de un navegador. Adicionalmente, da acceso a los documentos incluso sin conexión a Internet.

Este capítulo está dedicado en compartir, acceder y organizar documentos de varios tipos. Para realizarla se supone que previamente se ha usado alguna herramienta de edición de documentos, presentaciones u hojas de cálculo. Por este motivo, los elementos de las herramientas de Documentos de Google comunes con otras herramientas de ofimática de uso más frecuente, no se presentan ni se incluyen como parte de esta actividad. En caso de considerar que se necesita revisarlos, se puede encontrar información detallada de los mismos en https://support.google.com/docs#.

Para realizar las actividades propuestas hay que conectarse a Google Workspace como usuario de la asignatura. Las actividades de este capítulo se basan en Google (2021c).

Objetivos del capítulo

  • Conocer una herramienta de edición en grupo y colaboración.
  • Compartir, acceder y organizar los distintos tipos de documentos.
  • Aprender a realizar operaciones con documentos útiles para la actividad profesional:
    • Crear un documento.
    • Compartir un documento.
    • Trabajar colaborativamente en un documento.
    • Crear una carpeta.
    • Gestionar los documentos de las carpetas.

6.1 Introducción

En el año 2006, Google adquirió una empresa de reciente creación que había desarrollado un programa de edición de documentos que permitía compartirlos on-line, llamado Writely. Este fue el inicio de Documentos de Google, Hojas de Cálculo y Presentaciones, el conjunto de herramientas de ofimática de Google. Desde entonces no ha parado de mejorarlo.

En este segmento destaca Office de Microsoft, adicionalmente OpenOffice y LibreOffice como paquetes de software libre, e iWork para Apple; todas ellas son soluciones off-line. En la parte on-line, además de Documentos de Google, encontramos a Zoho Office Suite y Microsoft Office Live (versión on-line de Microsoft Office).

Aunque las posibilidades de edición y formato de la versión off-line de Microsoft Office es muy superior a la de Documentos de Google, en lo que se refiere a edición en grupo y colaboración, Documentos de Google hace que editar documentos entre varias personas sea una tarea fácil y cómoda. Permite crear y desarrollar documentos on-line, trabajar con otras personas en los documentos, compartirlos y almacenarlos. Permite trabajar con documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, dibujos y formularios. Podemos usarlo para crear documentos nuevos o bien para trabajar sobre documentos creados off-line y cargados por la herramienta on-line (es decir, se pueden subir archivos ya creados para compartirlos y trabajar sobre ellos).

Cualquier organización puede usar los recursos ofrecidos por Documentos de Google para facilitar la colaboración en su actividad. Aunque use otras herramientas de edición, esta es un buen complemento para trabajo en grupo. En este sentido, a continuación repasaremos y pondremos en práctica algunas las funcionalidades de uso corporativo de Documentos de Google.

6.2 Editar y compartir documentos

En la figura 6.1, se muestra cómo acceder a las aplicaciones Google Workspace: pulsando sobre el icono Aplicaciones de Google.

Acceso a las aplicaciones Google Workspace.

Figura 6.1: Acceso a las aplicaciones Google Workspace.

Podemos desplazar verticalmente la barra lateral para ver las aplicaciones disponibles y, pulsando sobre el icono de la aplicación (figura 6.2), accedemos a ella.

Aplicaciones Google Workspace.

Figura 6.2: Aplicaciones Google Workspace.

Se puede acceder directamente a las aplicaciones individuales Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones, o bien acceder a Drive, que es donde se organizan los documentos, y desde allí acceder a cualquiera de estos tipos de documentos y también a otros.

Lo vamos a hacer desde Drive, por tanto, pulsamos sobre su icono para abrir la aplicación. En la figura 6.3, se muestra la pantalla de inicio de Drive.

Pantalla de inicio de Google Drive.

Figura 6.3: Pantalla de inicio de Google Drive.

6.2.1 Crear un documento nuevo

Pulsando sobre Nuevo (en la zona superior izquierda), podemos elegir el tipo de documento y, pulsando sobre la punta de flecha a la derecha del tipo, podemos elegir si utilizamos una plantilla o no para crearlo (figura 6.4).

Crear un documento nuevo en blanco.

Figura 6.4: Crear un documento nuevo en blanco.

Pulsamos sobre Nuevo > Documentos de Google > Documento en blanco para crear un nuevo documento.

Para asignarle un nombre al documento, pulsamos sobre el campo con el contenido “Documento sin título”, en la cabecera (figura 6.5) y escribimos el nuevo nombre.

Título del nuevo documento.

Figura 6.5: Título del nuevo documento.

Vamos a asignarle como nombre nuestro usuario de correo (p.e., en mi caso jsamos).

6.2.2 Añadir contenido

Podemos escribir en el documento como en cualquier otro editor de texto. Una diferencia fundamental respecto a otros editores es que no tenemos que salvar el documento, se va guardando automáticamente.

A continuación, vamos a añadir diversos tipos de contenido para ir probando su funcionalidad.

Texto

Para insertar un texto ejemplo, accedemos a Wikipedia y buscamos el término “software colaborativo”. Copiamos el texto que aparece en el apartado Definición de dicho término y lo pegamos en nuestro documento.

Comentarios

Vamos a insertar un comentario en la palabra “Definición”, indicando que esta definición está extraída de Wikipedia. Para insertar un comentario, seleccionamos el texto y, en el menú contextual (se abre con el botón derecho del ratón) pulsamos sobre la opción Comentar (figura 6.6).

Operación para añadir un comentario.

Figura 6.6: Operación para añadir un comentario.

A continuación, introducimos el texto del comentario y pulsamos sobre el botón Comentar (figura 6.7).

Añadir un comentario.

Figura 6.7: Añadir un comentario.

Si no se ven los comentarios de un documento, podemos mostrarlos pulsando sobre Abrir historial de comentarios, en la barra de herramientas (figura 6.8).

Abrir el historial de comentarios.

Figura 6.8: Abrir el historial de comentarios.

Captura de pantalla

Si en alguna actividad se nos pide que documentemos su realización mediante una captura de pantalla incluida en un documento, tenemos que hacer lo siguiente:

  1. Maximizamos la ventana de la aplicación que queremos capturar.

  2. Pulsamos la tecla ImprPant para copiar la pantalla en el portapapeles.

  3. Pegamos la imagen sin recortar en el documento (para pegar la imagen, pulsamos sobre Ctrl+V).

El resultado de esta operación, tal y como se ha descrito, para mi documento, se muestra en la figura 6.9.

Incluir una captura de pantalla en un documento.

Figura 6.9: Incluir una captura de pantalla en un documento.

La imagen la he pegado a continuación del texto que habíamos pegado antes.

6.2.3 Compartir el documento

Cuando hemos creado un documento, podemos compartirlo con los demás. Esto es especialmente útil cuando diferentes miembros de un equipo están ubicados en diferentes lugares. Los usuarios pueden estar editando a la vez un mismo documento y, cuando se producen cambios en el documento, cada uno de ellos puede verlos y responder adecuadamente. Esta posibilidad nos evita el tener que enviar documentos adjuntos a correos para poder compartirlos.

Podemos mantener nuestros documentos como privados, también podemos elegir un grupo de personas para compartirlos o publicarlos en la Web para que el público en general pueda acceder a ellos.

Para compartir un documento con otra persona de la asignatura:

  • Pulsamos sobre el botón Compartir, situado en la esquina superior derecha de la ventana del documento (figura 6.9). Se abre una ventana donde se pueden añadir las direcciones de correo de las personas con las que se desea compartir el documento (figura 6.10). También se puede obtener un enlace al documento, pero esa opción la vamos a explorar después.
Compartir un documento.

Figura 6.10: Compartir un documento.

Al añadir las direcciones, podemos definir el tipo de usuario (Lector, Comentador o Editor). Después se puede cambiar (figura 6.11).

Perfiles de usuario para compartir un documento.

Figura 6.11: Perfiles de usuario para compartir un documento.

Adicionalmente, pulsando sobre la rueda dentada de la esquina superior derecha de la ventana, podemos refinar las operaciones permitidas a los perfiles de usuario (figura 6.12).

Refinar operaciones permitidas a los perfiles de usuario para compartir un documento.

Figura 6.12: Refinar operaciones permitidas a los perfiles de usuario para compartir un documento.

En este caso, dejamos las opciones por defecto y pulsamos sobre el botón Enviar.

El resultado es que las personas invitadas reciben un mensaje de correo donde se les da acceso al documento (figura 6.13).

Correo de invitación para compartir un documento.

Figura 6.13: Correo de invitación para compartir un documento.

En cualquier momento podemos añadir nuevos invitados o cambiar el perfil de los actuales, pulsando de nuevo sobre el botón Compartir (figura 6.14).

Cambiar la configuración de compartir un documento.

Figura 6.14: Cambiar la configuración de compartir un documento.

Desde esa misma ventana, podemos cambiar la visibilidad del documento para el resto de usuarios. Como formamos parte de un grupo de trabajo (el definido para las asignaturas IAGC y SISCD), por defecto, los documentos son accesibles para cualquier usuario del grupo. Pulsando sobre Cambiar (en la parte inferior izquierda de la figura 6.14) podemos modificar esta configuración. En particular, vamos a restringir el acceso para que solo puedan acceder las personas a las que les demos permiso.

Pulsamos sobre la punta de flecha a la derecha de iagc-siscd-UGR y, en el menú que se abre, pulsamos sobre Restringido para seleccionar esa opción (figura 6.15).

Restringir el acceso a un documento.

Figura 6.15: Restringir el acceso a un documento.

Una vez hecho el cambio, nos indica, literalmente: “Solo las personas añadidas pueden abrir este enlace”. Es decir, aunque tengan el enlace del documento, solo pueden acceder a él las personas autorizadas explícitamente por nosotros. Para acabar, pulsamos sobre el botón Listo.

La situación del documento en este aspecto se refleja en el botón Compartir en la barra de herramientas (figura 6.16).

Documento compartido solo con una persona.

Figura 6.16: Documento compartido solo con una persona.

6.2.4 Historial de versiones

Si queremos ver el historial de versiones que se han ido generando del documento, pulsamos sobre Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones (figura 6.17).

Historial de versiones del documento.

Figura 6.17: Historial de versiones del documento.

Pulsando por las versiones que aparecen en la parte derecha de la ventana, podemos ver la situación del documento en cada una. También podemos asignarle nombre a alguna versión significativa y movernos exclusivamente entre las versiones con nombre.

6.2.5 Enviar y guardar en formato PDF

Pulsando sobre Archivo > Correo electrónico > Enviar este archivo por correo podemos adjuntar a un correo este archivo para enviar una copia, en el formato que elijamos, a quien queramos. Pulsando sobre Archivo > Correo electrónico > Enviar correo electrónico a colaboradores, podemos enviar un correo directamente al resto de personas que colaboran en la edición del archivo.

Por otra parte, si pulsamos sobre Archivo > Descargar > Documento PDF (figura 6.18), podemos descargar una copia del documento en formato PDF que nos será de utilidad si, por ejemplo, queremos entregar el contenido de un documento en ese formato en PRADO.

Descargar un documento en formato PDF.

Figura 6.18: Descargar un documento en formato PDF.

Ejercicio 6.1 Crea un documento en Documentos de Google cuyo nombre sea tu nombre de usuario de correo.

Realiza sobre tu documento las operaciones siguientes:

  • Copia y pega el apartado “Definición” del término “software colaborativo” obtenido de Wikipedia.

  • Añade un comentario asociado a la palabra “Definición”, indicando que esta definición está extraída de Wikipedia.

  • Comparte el documento con otra persona que esté haciendo la misma actividad de manera que ella también comparta su documento contigo.

Sobre el documento de la otra persona:

  • Copia y pega el apartado “Historia” del término “software colaborativo” obtenido de Wikipedia. Pégalo al final del documento.

  • Modifica el título “Definición” para que pase a ser “Definición de software colaborativo”.

  • Añade un nuevo comentario sobre cualquier parte del texto que ya estaba incluido en el documento.

  • Pulsa sobre alguno de los comentarios hechos por la otra persona y responde adecuadamente.

Para documentar la realización de este ejercicio, captura dos pantallas: una de tu documento y otra del documento de la otra persona, donde se vean los comentarios realizados. Estas pantallas deberás incluirlas (pegarlas), junto con el texto del enunciado de este ejercicio, en otro documento (recomiendo que también sea un documento en Documentos de Google), el que entregarás en PRADO, en formato PDF, asociado a la actividad.

6.3 Otras opciones

En este apartado vamos a explorar otras opciones de utilidad relacionadas con los documentos.

6.3.1 Instalar y utilizar complementos

Hay muchos complementos que podemos usar, se trata de buscar los más apropiados a nuestras necesidades. Vamos a usar uno como ejemplo para obtener una nube de palabras.

Para acceder a los complementos disponibles, pulsamos sobre Complementos > Descargar complementos (figura 6.19).

Descargar complementos.

Figura 6.19: Descargar complementos.

En el campo Buscar (se abre al pulsar sobre el icono Buscar en la barra de herramientas), introducimos el término relacionado con nuestro tema de interés, en este caso “word cloud”. Seleccionamos una de las aplicaciones disponibles, seguimos las indicaciones de instalación y autorizamos su acceso a nuestros datos para que pueda trabajar.

Una vez instalada, aparece en el menú Complementos (figura 6.20).

Aplicación disponible en el menú Complementos.

Figura 6.20: Aplicación disponible en el menú Complementos.

En este caso, pulsando sobre la opción Generate Word Cloud para nuestro documento, genera la nube de palabras.

6.3.2 Traducción de documentos

Estando el documento abierto, pulsando sobre Herramientas > Traducir documento, permite generar la traducción del documento al idioma que se selecciona de la lista proporcionada, la traducción se guarda en otro documento cuyo nombre podemos indicar. Esta función resulta de gran ayuda en un contexto empresarial, aunque las traducciones no son perfectas, son mucho mejores que las de otras herramientas comerciales.

Supone un importante ahorro de tiempo y esfuerzo. Asimismo, facilita la posibilidad de colaborar con personas y grupos que, sin esta ayuda, seguramente sería mucho más difícil.

6.3.3 Uso de plantillas

Tal y como se comentó asociado a la figura 6.4, podemos crear un documento a partir de una plantilla, pulsando sobre la opción Documentos de Google > Desde una plantilla.

En la galería de plantillas que se abre, podemos tener plantillas propias de la organización y plantillas generales (figura 6.21).

Plantillas de documentos.

Figura 6.21: Plantillas de documentos.

Actualmente no hay ninguna plantilla de la organización. Si queremos usar alguna plantilla, tenemos que ir al apartado General pulsando sobre él.

Podemos crear plantillas a partir de un documento, estando situados en la página de plantillas de nuestra organización y pulsando sobre el botón Enviar plantilla (figura 6.22).

Enviar plantilla de documento.

Figura 6.22: Enviar plantilla de documento.

Ejercicio 6.2 Prueba dos de las aplicaciones generadoras de nubes de palabras disponibles y comenta cuál te parece mejor y las razones de tu opinión.

Instala otro complemento cualquiera y muestra su uso. Explica lo que hace y comenta brevemente el resultado.

Para documentar la realización de este ejercicio, captura tres pantallas, una con el resultado obtenido con cada una de las aplicaciones utilizadas.

6.4 Organización de archivos y carpetas

Drive permite almacenar y acceder a las carpetas y archivos desde cualquier parte. Adicionalmente se puede instalar localmente en el ordenador, de manera que la estructura de carpetas y contenido se reproduce en el disco local. La herramienta se encarga de mantener los datos sincronizados con la versión en la nube.

Podemos crear una carpeta desde el menú contextual de Mi unidad en Drive (figura 6.23), pulsando sobre la opción Nueva carpeta. He creado una carpeta con las siglas de la asignatura, siscd.

Crear una carpeta.

Figura 6.23: Crear una carpeta.

Para mover un archivo a una carpeta determinada, podemos hacerlo de varias formas. Una es desde el propio archivo, pulsando sobre el icono Mover en la barra de herramientas, seleccionando la carpeta y pulsando sobre Mover (figura 6.24).

Mover un archivo a una carpeta.

Figura 6.24: Mover un archivo a una carpeta.

También se puede mover el archivo desde Drive, pulsando-arrastrando-soltando el archivo sobre la carpeta.

Las carpetas se pueden compartir como los documentos. Desde Drive, seleccionamos la carpeta pulsando sobre ella y pulsamos sobre Compartir, en la barra de herramientas (figura 6.25).

Compartir una carpeta.

Figura 6.25: Compartir una carpeta.

Se abre una ventana como la de la figura 6.10 para un archivo. Si se comparte una carpeta, se comparten todos los documentos y las subcarpetas que cuelguen de ella.

Para cerrar un archivo, simplemente cerramos su hoja en el navegador. Es posible que nos avise que podemos perder modificaciones (aunque estén ya guardadas las últimas realizadas). Si tenemos dudas sobre lo último guardado, podemos abrir el historial de versiones y comprobarlo.

Ejercicio 6.3 Traduce el documento a cualquier otro idioma y guárdalo con el mismo nombre añadiéndole un sufijo con el nombre del idioma.

Crea un nuevo documento a partir de una plantilla y guárdalo con tu nombre de usuario añadiéndole un sufijo con el nombre de la plantilla.

Crea una carpeta cuyo nombre sean las siglas de la asignatura y mueve dentro de ellas todos los documentos generados en este capítulo.

Para documentar la realización de este ejercicio, captura tres pantallas, una con el documento traducido, otra con el generado a partir de la plantilla (la primera página) y otra del contenido de la carpeta.

Bibliografía

Google. 2021c. “Ayuda de Editores de Documentos.” Post. Ayuda de Google. https://support.google.com/docs#topic=1382883.