Capítulo 7 Gmail y Calendar

Gmail es la aplicación de correo de Google. Calendar es una aplicación para la gestión de agendas y calendarios compartidos en la Web de Google.

En este capítulo, vamos a tratar conjuntamente Gmail y Calendar ya que, en un entorno empresarial (también en el personal), generalmente se van a usar de forma conjunta. Como punto de partida, se supone que se conoce el funcionamiento básico de un sistema de correo electrónico. Hay otras aplicaciones que también se usan conjuntamente con estas como son Contactos y Tasks, que también presentaremos brevemente en este capítulo.

Para realizar las actividades propuestas hay que conectarse a Google Workspace como usuario de la asignatura. Las actividades de este capítulo se basan en Google (2021d), Google (2021b) y Google (2021f).

Objetivos del capítulo

  • Los objetivos de este capítulo para Gmail son:
    • Conocer una aplicación de correo electrónico profesional.
    • Aprender a personalizar el correo.
    • Aprender a usar funcionalidades de correo útiles para la actividad profesional:
      • Crear una firma personalizada.
      • Crear etiquetas.
      • Etiquetar mensajes.
      • Crear un filtro de correo.
      • Crear un grupo de contactos.
      • Enviar mensajes a grupos.
      • Unificar varias cuentas de correo electrónico en una.
  • Para Calendar son:
    • Conocer una aplicación para la gestión de agendas y calendarios compartidos a través de la Web.
    • Aprender a crear calendarios on-line para uso personal o para compartirlos y publicarlos.
    • Gestionar múltiples calendarios.
    • Conocer las distintas opciones que pueden ser de utilidad para programar eventos o reuniones.

7.1 Introducción

Gmail fue lanzada en el año 2004; como suele ser su política de lanzamiento de nuevas aplicaciones, en un primer momento accesible solo mediante una invitación. En Enero de 2007 se abrió para cualquier usuario. Respecto a otras aplicaciones de correo existentes, Gmail ofrecía (y sigue ofreciendo) una capacidad de almacenamiento mucho mayor, asimismo permite acceder a los correos en forma de conversaciones cuando lo más frecuente era acceder a ellos exclusivamente ordenados cronológicamente. Tratándose de Google, uno de los puntos diferenciadores de Gmail es la gran potencia de búsqueda de correos, así como su integración con otras herramientas. Dadas la capacidad de almacenamiento y la potencia de búsqueda, recomiendan que no se borre ningún correo.

Gmail es un servicio Web en la nube que permite acceder al correo desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, desde cualquier sitio donde exista conexión a Internet. Adicionalmente, da acceso a los correos incluso sin conexión a Internet. Ofrece unas posibilidades de personalización, archivo y búsqueda de correos que lo diferencian de otros servicios de correo. Al principio Gmail era usado en su mayoría como un servicio de correo personal, sin embargo, cada vez más, por las funcionalidades que ofrece, se está convirtiendo en el correo corporativo de muchas organizaciones.

Calendar también es un servicio Web en la nube, similar a otras agendas en línea o de escritorio tradicionales (como Yahoo! Calendar y Microsoft Outlook). Podemos anotar en nuestro calendario las fechas y horas de los eventos que tengamos e invitar a otras personas. Podemos tener varios calendarios y compartir los que determinemos con los usuarios que decidamos, de manera que ellos también puedan incluir eventos en nuestros calendarios. De esta forma, se fomenta el trabajo en grupo, en este caso relacionada con la planificación y organización colaborativa de eventos.

7.2 Personalización de Gmail

Accedemos a Gmail desde el icono Aplicaciones de Google. Podemos personalizar Gmail mediante varios elementos. En particular, vamos a focalizarnos en la firma de los correos y la definición de etiquetas para clasificar los mensajes.

7.2.1 Firma personalizada

Personalizar nuestra firma en el correo nos evitará el trabajo de escribir cada vez que enviemos un correo nuestro nombre, cargo y detalles de contacto. Adicionalmente, una firma personalizada que incluya datos sobre nuestra organización también puede ser una sutil forma de marketing.

La firma personalizada de Gmail se puede definir pulsando sobre Configuración en la barra de herramientas (figura 7.1).

Configuración de Gmail.

Figura 7.1: Configuración de Gmail.

La ventana lateral que se abre permite definir opciones de configuración básicas. Para acceder a la firma, pulsamos sobre el botón Ver todos los ajustes (figura 7.2).

Ver todos los ajustes de la configuración de Gmail.

Figura 7.2: Ver todos los ajustes de la configuración de Gmail.

Aparece una ventana con varias páginas (accesibles mediante los títulos en la parte superior), en la página General, la sección Firma se encuentra desplazándose hacia abajo (figura 7.3).

Sección de firma en los ajustes de Gmail.

Figura 7.3: Sección de firma en los ajustes de Gmail.

Pulsando sobre el botón Crear, podemos definir varias firmas y configurar su uso para correos nuevos o respuestas y reenvíos. Para cada firma podemos definir y formatear el texto, añadir enlaces e imágenes.

7.2.2 Etiquetas

Los mensajes se pueden clasificar mediante etiquetas. Son similares a las carpetas de otros sistemas de correo pero, a diferencia de estas, se pueden definir varias etiquetas asociadas a un mensaje de manera que una única copia de un mensaje se puede consultar desde cualquiera de las etiquetas (en otros sistemas, si queremos tener una sola copia de cada mensaje, esta solo puede estar almacenada en una carpeta).

En la parte izquierda de la ventana de correo aparecen todas las etiquetas disponibles. Al pulsar sobre cualquiera de ellas, podemos ver todos los mensajes que tienen esa etiqueta asociada. Asimismo, se pueden buscar los mensajes que tengan una etiqueta concreta. Podemos personalizar las etiquetas asignándoles colores distintos, de manera que resulte más fácil identificarlas.

Crear y gestionar etiquetas

El icono Etiquetas aparece en la barra de herramientas cuando abrimos cualquier mensaje (figura 7.4).

Etiquetas para un mensaje en Gmail.

Figura 7.4: Etiquetas para un mensaje en Gmail.

Para acceder a la gestión de etiquetas, pulsamos sobre Etiquetas > Gestionar etiquetas (figura 7.5).

Acceso a Gestionar etiquetas.

Figura 7.5: Acceso a Gestionar etiquetas.

También podemos acceder a la misma pantalla desde el menú lateral, desplazándonos y pulsando sobre la opción Gestionar etiquetas o bien desde la opción Configuración, en parte superior derecha de la barra de herramientas (figura 7.6).

Gestión de etiquetas.

Figura 7.6: Gestión de etiquetas.

En la pantalla de configuración Etiquetas (figura 7.6), para crear una etiqueta nueva basta pulsar sobre el botón Nueva etiqueta, escribir un nombre y, a continuación, pulsar en Crear.

Si tenemos etiquetas previamente creadas, podemos crear etiquetas secundarias anidadas bajo alguna otra etiqueta. Cuando creamos la etiqueta debemos seleccionar la opción Anidar etiqueta en y, a continuación, elegir su etiqueta principal.

Una vez creada una etiqueta, aparece en la lista lateral. Al situar el cursor del ratón encima de una etiqueta en esa lista, aparece a su derecha tres puntos en vertical que, pulsando sobre ellos, podemos acceder al menú de operaciones sobre la etiqueta (figura 7.7).

Nueva etiqueta en la lista lateral.

Figura 7.7: Nueva etiqueta en la lista lateral.

En concreto, podemos cambiarle el color para diferenciar más claramente las etiquetas, cambiar su forma de presentación, modificarla o añadir subetiquetas.

Etiquetar mensajes

La bandeja Recibidos contiene los mensajes que hemos recibido y que todavía no hemos archivado. A diferencia de otras aplicaciones de correo electrónico, podemos etiquetar mensajes y conservarlos en esta bandeja.

Etiquetar mensajes y conservarlos en Recibidos

Para etiquetar varios mensajes a la vez, basta con seleccionar la casilla de verificación situada a la izquierda de los mensajes a etiquetar; al realizar la selección, aparece una barra de herramientas en la cabecera (figura 7.8), pulsando sobre el icono Etiquetas, podemos seleccionar las etiquetas que deseemos asignar de la ventana Etiquetar como y, a continuación, pulsar sobre Aplicar para que tenga efecto la asignación.

Etiquetar mensajes en Recibidos.

Figura 7.8: Etiquetar mensajes en Recibidos.

En la ventana Etiquetar como, se pueden crear nuevas etiquetas o buscar en la lista de etiquetas (escribiendo el nombre de una etiqueta en el cuadro de búsqueda de la parte superior).

Etiquetar mensajes y moverlos de Recibidos

Para mover mensajes de Recibidos (los elimina de la bandeja) y, al mismo tiempo, aplicarles una etiqueta nueva, se utiliza la opción Mover a en lugar de Etiquetas (figura 7.9). Por lo demás, esta opción funciona igual que la opción Etiquetas.

Etiquetar y mover mensajes de Recibidos.

Figura 7.9: Etiquetar y mover mensajes de Recibidos.

Se podría hacer la misma operación seleccionando los mensajes que se desee mover y pulsando-arrastrando-soltando los mensajes sobre el nombre de la etiqueta de la lista de la izquierda.

Mover mensajes de Recibidos sin etiquetarlos

La opción Archivar en la barra de herramientas (figura 7.10) elimina los mensajes seleccionados de la carpeta Recibidos.

Archivar mensajes de Recibidos.

Figura 7.10: Archivar mensajes de Recibidos.

Si los mensajes estaban etiquetados los podemos encontrar en las carpetas de las etiquetas correspondientes asignadas. Si no estaban etiquetados, los encontramos en la etiqueta del sistema llamada Todos (se encuentra en la lista de etiquetas, a la izquierda, pulsando sobre la etiqueta Más).

Una vez archivado un mensaje, posteriormente, puede interesarnos volver a tenerlo de nuevo en la carpeta Recibidos. Lo podemos hacer exactamente de la misma manera que se ha comentado para mover un mensaje desde de la carpeta Recibidos hasta otra carpeta.

7.2.3 Filtros de correo

Los filtros nos permiten organizar los correos recibidos. Mediante los filtros, automáticamente, se pueden etiquetar, archivar o eliminar mensajes. Se pueden definir a partir de palabras clave o basándonos en otras características de los mensajes.

Para acceder a la pantalla de definición de filtros, pulsamos sobre Configuración en la barra de herramientas y, a continuación, pulsamos sobre la página Filtros y direcciones bloqueadas para acceder a ella (figura 7.11).

Archivar mensajes de Recibidos.

Figura 7.11: Archivar mensajes de Recibidos.

En esta página aparecen los filtros que hayamos creado previamente. Para crear un nuevo filtro, hemos de pulsar sobre Crear un filtro que aparece horizontalmente, en el centro de la pantalla (figura 7.11).

En la pantalla que se abre, se pueden especificar los criterios del filtro en los distintos campos (figura 7.12). Por ejemplo, en el campo Contiene las palabras se pueden añadir una o varias palabras. Si se añaden varias palabras, el mensaje deberá contener todas las palabras para que se cumpla la condición definida y se aplique el filtro. El filtro se crea pulsando sobre Crear filtro.

Condiciones en la definición de filtros.

Figura 7.12: Condiciones en la definición de filtros.

A continuación, se pueden seleccionar varias acciones para aplicar a los mensajes que coincidan con los criterios del filtro (figura 7.13). Adicionalmente, da la posibilidad de aplicar el filtro al número de conversaciones existentes que se indica mediante la opción Aplicar el filtro también a las N conversaciones que cumplen los criterios, si hay más de una (en la figura solo hay una conversación que los cumpla).

Acciones a aplicar en la definición de filtros.

Figura 7.13: Acciones a aplicar en la definición de filtros.

Por ejemplo, podemos definir como acción que los mensajes que cumplan las condiciones definidas en el filtro, se reenvíen a la dirección de correo electrónico que se indique antes de suprimirlos.

Ejercicio 7.1 Añade una firma personalizada a tus mensajes donde aparezca tu nombre y apellidos y el resto de elementos a tu gusto.

Define una etiqueta con las siglas de la asignatura seguidas de tu usuario de correo (p.e., en mi caso sería siscd-jsamos) y filtra los mensajes de manera que todos los que contengan esas siglas en el asunto o el contenido se etiqueten con ella y los marque como importantes. En los mensajes, las siglas pueden aparecer en mayúscula o minúscula, con o sin puntos, pero todas las letras escritas igual (no se mezclan mayúsculas y minúsculas, tampoco con y sin puntos).

Para documentar la realización de este ejercicio, captura las pantallas donde se muestre la definición de la firma y del filtro.

7.3 Gestión de otras cuentas de correo electrónico

Desde Gmail se pueden gestionar otras cuentas de correo electrónico de Gmail o de otros proveedores, por ejemplo de @correo.ugr.es. Es decir, se pueden obtener y enviar los mensajes de las cuentas asociadas desde nuestra cuenta Gmail de manera que solo tengamos que interaccionar con una cuenta. Podemos etiquetar los mensajes obtenidos con distintos colores para diferenciar más claramente la cuenta desde la que los estamos leyendo.

7.3.1 Configuración para gestionar otras cuentas de correo

Se puede configurar desde Configuración de Gmail, en la pantalla Cuentas. Pulsamos sobre Añadir una cuenta de correo y se abre una ventana de configuración. En la figura 7.14, se muestran las opciones recomendadas para el caso de @correo.ugr.es.

Configuración para leer los mensajes de una cuenta de correo externa.

Figura 7.14: Configuración para leer los mensajes de una cuenta de correo externa.

Si marcamos la primera celda puede dejar una copia de los mensajes leídos en la carpeta de entrada de la cuenta de correo que se está importando (esto es recomendable que se haga). Puede etiquetar en Gmail los mensajes leídos de esta cuenta con la etiqueta que se indique (es conveniente seleccionar esta opción). Si se selecciona la opción correspondiente a archivar los mensajes entrantes, estos se archivarán y no aparecerán en la carpeta de entrada (generalmente no es conveniente seleccionar esta opción si queremos ver los mensajes). El servidor de UGR no soporta el uso de conexión segura. El puerto ha de ser el que se indica: 110.

Adicionalmente, en la pantalla siguiente, ofrece la posibilidad de poder enviar mensajes con la dirección de la cuenta desde la que se están importando, basta con dejar seleccionada la opción. Es decir, se enviarían desde Gmail pero se pondría como remitente la dirección de la otra cuenta. Podemos dejar las opciones que se indican por defecto y rellenar los datos que piden (contraseña y código de verificación enviado en un mensaje a la cuenta de correo que se importa). Posteriormente también se confirma la operación siguiendo las instrucciones que envían en un mensaje. Si se ha elegido esta opción, cuando se redacte un nuevo correo se puede seleccionar la dirección desde la que se envía. Asimismo, se puede elegir que se responda automáticamente desde la cuenta desde la que se ha recibido el correo, para ello basta con seleccionar en la página Cuentas, en el apartado Enviar mensaje como, la opción Responder desde la misma dirección a la que se ha enviado el mensaje.

Una vez configurada una cuenta, se pueden modificar sus datos o eliminar la configuración cuando se desee. Para eliminar la configuración de la cuenta basta con pulsar sobre el enlace Eliminar situado a la derecha de la dirección de correo de la cuenta en la pantalla Cuentas. Funciona igual en el apartado de Enviar mensaje como para dejar de poder enviar mensajes bajo otra dirección de correo desde nuestra cuenta de Gmail.

7.3.2 Configuración previa de las otras cuentas de Gmail

Si quisiéramos obtener y enviar el correo de otra dirección de Gmail desde nuestra nueva dirección de Gmail, deberíamos de acceder previamente a la antigua dirección y habilitar POP (método de obtención de mensajes) en Configuración, en la página Reenvío y correo POP/IMAP, tal y como se muestra en la figura 7.15. Una vez seleccionadas las opciones, hay que guardar los cambios al final de la página para que tengan efecto.

Configurar la gestión de otra cuenta de Gmail.

Figura 7.15: Configurar la gestión de otra cuenta de Gmail.

Para poner en práctica estas operaciones de configuración, se recomienda usar una cuenta propia de Gmail, no la de la asignatura que dejará de estar activa a final de curso.

7.4 Contactos

Los contactos nos permiten almacenar los datos de las personas con las que intercambiamos correos para poder localizarlos fácilmente. En muchas ocasiones no es necesario utilizarlos porque Gmail recuerda los nombres y direcciones de correo utilizadas frecuentemente. Así, según vamos tecleando, nos ofrece una lista de posibles destinatarios cuyos datos se corresponden con el texto que hayamos introducido en la dirección. En cualquier caso, es conveniente tener actualizados nuestros contactos con sus datos completos y con información detallada de ellos.

Contactos es una aplicación de Google a la que podemos acceder desde la barra lateral (figura 7.16) o desde el menú de aplicaciones.

Acceso a Contactos.

Figura 7.16: Acceso a Contactos.

En la figura 7.17, se muestra la pantalla principal de la aplicación Contactos.

Pantalla principal de la aplicación Contactos.

Figura 7.17: Pantalla principal de la aplicación Contactos.

Podemos crear nuevos contactos pulsando sobre Crear contacto y también podemos tener los contactos organizados mediante etiquetas (columna de la izquierda). Por ejemplo, si seleccionamos varios contactos y pulsamos sobre Administrar etiquetas en la barra de herramientas (figura 7.18), podemos crear una nueva etiqueta y asignársela a los contactos seleccionados.

Operaciones sobre contactos en la barra de herramientas.

Figura 7.18: Operaciones sobre contactos en la barra de herramientas.

Los contactos asociados a una etiqueta forman un grupo de distribución de correo, que podemos usar en el campo Para cuando redactemos un nuevo mensaje. El uso de los grupos de contactos nos ahorra tiempo, también nos evita errores y omisiones.

En el campo Para se puede usar un grupo de distribución tecleando el nombre o bien pulsando directamente sobre el literal de dicho campo (pulsando sobre Para). Al seleccionar el grupo, todos los miembros del grupo se añaden al campo Para, a continuación, podemos eliminar o añadir contactos individuales. Se puede usar este método para añadir un grupo de contactos en otras aplicaciones, por ejemplo, para añadirlos a una invitación a una reunión de Calendar.

7.5 Tasks

Tasks es otra aplicación de Google que se integra con Gmail. Las tareas nos permiten registrar actividades que tenemos pendientes de realizar. Podemos organizarlas creando listas, incluir sus fechas de vencimiento y asociarles notas, incluso se pueden añadir mensajes de Gmail directamente a las tareas.

7.5.1 Definir una tarea

Accedemos a Tasks desde la barra lateral (figura 7.19), pulsando sobre Tasks.

Acceso a Tasks.

Figura 7.19: Acceso a Tasks.

Para definir una tarea, pulsamos sobre Añadir una tarea en la ventana lateral que se abre e introducimos su nombre (p.e., siscd) (figura 7.20).

Definición de una tarea.

Figura 7.20: Definición de una tarea.

Para definir los detalles asociados a la tarea, pulsamos sobre el icono Editar detalles que aparece al situar el puntero sobre la tarea. Podemos definir un texto de explicación, la fecha y la hora de la tarea, y podemos añadir subtareas (figura 7.21).

Definición de los detalles de una tarea.

Figura 7.21: Definición de los detalles de una tarea.

7.5.2 Tarea asociada a un correo

También podemos definir tareas asociadas a un correo desde la barra de herramientas de Gmail, una vez seleccionamos o abrimos el correo (figura 7.22).

Definición de una tarea asociada a un correo.

Figura 7.22: Definición de una tarea asociada a un correo.

Si pulsamos sobre Añadir a tareas, se crea una nueva tarea asociada al mensaje. La nueva tarea tiene como nombre el asunto del mensaje y se añade un enlace para acceder al correo electrónico relacionado. Es una tarea más que podemos modificar para definir sus características, incluida la fecha o subtareas.

7.5.3 Completar una tarea

Una vez acabada una tarea, podemos pulsar sobre Marcar como completado (figura 7.23).

Completar una tarea.

Figura 7.23: Completar una tarea.

El resultado es que se forma una nueva lista de tareas completadas (figura 7.24).

Tareas completadas.

Figura 7.24: Tareas completadas.

Las tareas completadas las podemos desmarcar para que vuelvan a estar incompletas o también las podemos borrar directamente.

7.5.4 Listas de tareas

Las tareas se organizan en listas. Hay creada una lista por defecto llamada Mis tareas pero podemos crear listas adicionales pulsando sobre Mis tareas y, en el menú que se abre, pulsando sobre Crear lista (figura 7.25).

Crear lista de tareas.

Figura 7.25: Crear lista de tareas.

Uno de los campos de cada tarea es la lista a la que pertenece. Seleccionando una lista distinta, la tarea se mueve de una lista de tareas a otra.

Ejercicio 7.2 En una nueva lista de tareas cuyo nombre esté compuesto por el prefijo “Tareas-” y tu usuario de correo (p.e., en mi caso será Tareas-jsamos), define una tarea por cada ejercicio de este capítulo y otra tarea asociada a un correo. Las tareas asociadas a los ejercicios han de tener como nombre tu nombre de usuario de correo seguido de “-ejercicio-N” siendo “N” el número de ejercicio (p.e., para este ejercicio mi tarea será jsamos-ejercicio-2). Cada una de las tareas de los ejercicios estarán compuestas de subtareas y deberán reflejar el estado actual de realización de los mismos (si están o no acabados).

Define una lista de contactos formada por tu correo de UGR y el correo de la asignatura de otra persona.

Para documentar la realización de este ejercicio, captura dos pantallas: una donde se muestren las tareas y otra donde se vea la lista de contactos definida.

7.6 Calendar

Accedemos a Calendar desde el icono Aplicaciones de Google. En la figura 7.26, se muestra el calendario al que he accedido, en él aparecen las tareas de Tasks que todavía no se han completado, en particular, la que había definido a partir de un correo. Si observamos en la zona inferior de la columna de la izquierda, aparece una lista en el apartado Mis calendarios, y Tasks en un elemento de ella. Es decir, Tasks está definido como un calendario de Calendar y las tareas se representan cronológicamente en la fecha que hayamos definido.

Calendario con las tareas de Tasks.

Figura 7.26: Calendario con las tareas de Tasks.

Al pulsar sobre la tarea Prueba se presentan sus detalles (la lista de tareas a la que pertenece, el enlace al correo asociado) y se puede marcar como completada.

7.6.1 Mostrar y ocultar calendarios

En la parte de la izquierda, si no se muestran, pulsando sobre las flechas situadas a la derecha de los literales Mis calendarios y Otros calendarios, se pueden ver los calendarios ya creados, entre ellos uno que tiene nuestro nombre (el que figura en la cuenta de Google), Tasks (que ya conocemos), Cumpleaños y Recordatorios (figura 7.26).

Podemos activar o desactivar calendarios pulsando sobre sus nombres en esa columna. Por ejemplo, si no nos interesa mostrar las tareas de Tasks, basta con pulsar sobre el nombre del calendario para desactivarlo. La pantalla de presentación del calendario solo muestra los eventos de los calendarios activos. Si lo queremos volver a presentar, basta con pulsar de nuevo sobre él.

El formato de presentación del calendario de la figura 7.26 es Semana. Pulsando sobre la flecha a la derecha de Semana en la barra de herramientas (figura 7.27), podemos elegir formas alternativas de presentación del calendario.

Formato de Calendar.

Figura 7.27: Formato de Calendar.

Podemos ir cambiando de una forma de presentación a otra según nuestras necesidades de planificación en cada momento.

7.6.2 Nuevo calendario

Un calendario agrupa a un conjunto de eventos, los eventos se crean asociados a un calendario. Podemos gestionar tantos calendarios simultáneos como deseemos. Para crear un nuevo calendario hemos de pulsar sobre Añadir otros calendarios a la derecha de Otros calendarios (figura 7.28) y, a continuación, seleccionar la opción Crear un calendario (figura 7.29).

Añadir otros calendarios.

Figura 7.28: Añadir otros calendarios.

Crear un calendario.

Figura 7.29: Crear un calendario.

Accedemos a la ventana Configuración, donde introducimos el nombre del calendario (también podemos añadir una descripción y seleccionar la zona horaria) y pulsamos sobre el botón Crear calendario para crearlo. Una vez creado, aparece en la columna de la izquierda (p.e., he creado el calendario siscd-jsamos) y permanecemos en Configuración (figura 7.30).

Calendario creado.

Figura 7.30: Calendario creado.

Para salir de esta ventana, pulsamos sobre la flecha que indica retroceso en la cabecera, a la izquierda del título Configuración.

Por defecto, todos los calendarios personales y los que se creen están compartidos dentro de la organización. Se puede cambiar esta configuración desde la opción Configurar y compartir, accesible en el menú que se despliega al pulsar sobre los tres puntos verticales a la derecha del calendario (figura 7.31). También se puede cambiar el color asociado al calendario y su nombre.

Configurar y compartir un calendario.

Figura 7.31: Configurar y compartir un calendario.

Permite definir opciones para compartir el calendario similares a las definidas para compartir documentos (figura 7.32).

Opciones para compartir un calendario.

Figura 7.32: Opciones para compartir un calendario.

En la pantalla de configuración, se pueden definir todos los detalles de funcionamiento del calendario. Uno de los elementos incluidos es el código necesario para integrar el calendario en una página web, en el apartado Integrar el calendario (figura 7.33).

Opciones para integrar un calendario en una página web.

Figura 7.33: Opciones para integrar un calendario en una página web.

En el apartado 9.4.4, se muestra como se integra un calendario en una página web de Blogger.

7.6.3 Añadir calendarios

Por la configuración por defecto para compartir los calendarios, se puede añadir directamente el calendario de cualquier persona de la organización, basta con seleccionar la opción Suscribirse a un calendario en la página de configuración (accesible desde la barra de herramientas), y escribir su dirección de correo en el campo Añadir calendario, de la pantalla de configuración (figura 7.34).

Añadir un calendario.

Figura 7.34: Añadir un calendario.

7.6.4 Eventos

Pulsando sobre cualquier día del calendario, aparece una ventana que permite definir nuevos eventos, recordatorios y tareas, también permite avisar de que no se va a estar en la oficina o que se está disponible (figura 7.35).

Definición de eventos.

Figura 7.35: Definición de eventos.

Pulsando sobre una u otra de las opciones, podemos definir el elemento correspondiente para la fecha donde hayamos pulsado (que podemos modificar). Las tareas se incluyen en el calendario Tasks.

Si definimos un evento nos permite seleccionar el calendario en el que incluirlo, en caso de tener varios calendarios creados. Asimismo, una vez definido un evento, podemos editarlo para cambiarlo de calendario.

Si editamos el nuevo evento, pulsando sobre el botón Más opciones o bien, una vez creado, pulsando sobre el icono Editar evento, podemos definir sus características. En concreto, es interesante la posibilidad que ofrece de definición de eventos periódicos, seleccionando la opción correspondiente en el campo de selección que hay bajo la fecha del evento (figura 7.36).

Definición de eventos periódicos.

Figura 7.36: Definición de eventos periódicos.

También se puede personalizar la repetición del evento, mediante la última opción del menú de la figura 7.36. Podemos definir eventos para todo el día o para unas determinadas horas: si deseleccionamos la casilla Todo el día podemos definir las horas para el evento.

En el apartado Añadir invitados, en la ventana de edición del evento, se puede enviar el evento a otras personas introduciendo su dirección de correo electrónico (también se puede enviar a grupos de invitados). Además, nos permite definir las operaciones que los invitados pueden realizar sobre el evento. Por ejemplo, podemos incluso permitir que los invitados editen el evento o inviten a otras personas al mismo.

Se puede cambiar la fecha o la duración del evento en la definición o bien pulsando-arrastrando-soltando sobre la representación del evento en el calendario.

7.6.5 Creación de eventos a partir de mensajes

Podemos crear un evento directamente a partir de un mensaje de correo. Una vez abierto el mensaje, pulsamos sobre Más de la barra de herramientas (figura 7.37) y elegimos la opción Crear evento.

Definición un evento a partir de un mensaje de correo.

Figura 7.37: Definición un evento a partir de un mensaje de correo.

Cuando definamos un evento a partir de un mensaje de Gmail, hay que prestar atención porque añade al remitente y a los otros destinatarios del mensaje como invitados del evento. Si no los eliminamos (en la definición del evento, en la parte derecha de la pantalla), les enviará mensajes de invitación al evento que hemos generado.

Ejercicio 7.3 Crea un nuevo calendario cuyo nombre sea tu nombre de usuario de correo con el prefijo “siscd-” (p.e., en mi caso se llamará siscd-jsamos). En este calendario define eventos periódicos para las clases de teoría y para las clases de prácticas de tu grupo de la asignatura para todo el cuatrimestre, cuyo nombre sea el de tu usuario de correo con el prefijo “siscd-teoría-” o bien “siscd-prácticas-”. Elimina las sesiones en las que no haya clase.

Para documentar la realización de este ejercicio, captura dos pantallas: una donde se muestre la definición de uno de los eventos y otra donde aparezcan solo los eventos de este calendario para el mes de marzo.

Bibliografía

Google. 2021b. “Ayuda de Calendario de Google.” Post. Ayuda de Google. https://support.google.com/calendar/#topic=3417969.

Google. 2021d. “Ayuda de Gmail.” Post. Ayuda de Google. https://support.google.com/mail/#topic=7065107.

Google. 2021f. “Ayuda de Tareas.” Post. Ayuda de Google. https://support.google.com/tasks/#topic=7675628.