Capítulo 10 Kanboard

En el método Kanban de gestión de proyectos los gestores de proyectos suelen usar notas adhesivas en una pizarra para representar el flujo de trabajo. Es frecuente clasificar las tareas en tres categorías: pendientes, en proceso y hechas.

Kanboard es un software de gestión de proyectos Kanban de fuente abierta y gratuita (Guillot 2018). En este capítulo usaremos Kanboard para gestionar proyectos. Esta herramienta se puede obtener gratuitamente (de https://github.com/kanboard/kanboard/releases) e instalar en entornos que soporten PHP y MariaDB o similar. El procedimiento de obtención e instalación se explica en clase de teoría. Lo he instalado en el hosting asociado a mi dominio particular.

Para realizar las actividades propuestas hay que conectarse a Kanboard en http://jsamos.es/kanboard con el usuario y contraseña facilitados en la asignatura.

Las actividades de este capítulo se basan en Hammarberg and Sunden (2014) para Kanban y Guillot (2018) para Kanboard.

Objetivos del capítulo

  • Conocer los elementos de un proyecto.
  • Poner en práctica los conceptos sobre la gestión de proyectos.
  • Conocer un método de gestión de proyectos.
  • Utilizar una herramienta colaborativa de gestión de proyectos.
  • Gestionar un proyecto propio.

10.1 Introducción

La gestión de proyectos es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costará, y los resultados que se obtendrán. El objetivo es crear un plan de proyecto que el gestor de proyecto pueda usar para controlar el progreso del proyecto.

Kanban es un método para gestionar el trabajo que surgió en la factoría Toyota en los años 40. La palabra “Kanban” viene del japonés, literalmente quiere decir “tarjeta con signos”. Inicialmente los gestores de proyectos kanban usaban notas adhesivas en un tablero o pizarra. Actualmente, las notas adhesivas, la funcionalidad del tablero y las operaciones posibles, las implementan aplicaciones software kanban como Kanboard.

Hay muchas aplicaciones software kanban disponibles. Frecuentemente ofrecen una versión reducida gratuita y otra completa de pago. En nuestro caso, usamos Kanboard que, por ser una herramienta abierta y gratuita, podemos usar con toda su funcionalidad. Kanboard es muy popular entre equipos de desarrollo, está traducida a más de 30 idiomas. Ofrece muchos complementos también gratuitos que se pueden instalar aparte. Usaremos dos de ellos Calendar y Gantt.

En la figura 10.1, se muestra la pantalla de inicio de Kanboard, es el Tablero de la aplicación. Las operaciones disponibles están en dos zonas: en la primera línea del Tablero (al cambiar de pantalla desaparecerán) y en la esquina superior derecha de la ventana (pulsando sobre la punta de flecha a la derecha de los elementos que aparecen, se abren los menús que nos permiten seleccionar las operaciones a realizar).

Tablero de Kanboard.

Figura 10.1: Tablero de Kanboard.

A continuación, se presentan los elementos fundamentales de Kanboard.

10.2 Perfiles de usuario

En Kanboard hay que distinguir entre perfiles de usuario de la aplicación y perfiles de usuario en un proyecto.

Aparte del administrador, hay dos tipos perfiles de usuario de la aplicación: Gerente y Usuario. La diferencia entre ellos es que el perfil Usuario solo puede crear proyectos privados, donde el único usuario del proyecto es el propietario. Nuestro perfil en la aplicación es Gerente que puede incluir a otros usuarios en el proyecto y asignarles papeles.

Dentro de un proyecto se distinguen los siguientes perfiles de usuario:

  • Gerente: gestiona todos los elementos del proyecto y puede asignar el resto de perfiles a otros usuarios.
  • Miembro: puede crear tareas y usar el tablero.
  • Visor: solo tiene acceso de lectura al tablero y a las tareas.

Para acceder a nuestro perfil de usuario, pulsamos sobre la opción Mi perfil, en el menú asociado a nuestro usuario, en la esquina superior derecha (figura 10.2).

Acceso a Mi perfil.

Figura 10.2: Acceso a Mi perfil.

En el apartado Resumen de la sección Información de la pantalla a la que accedemos, podemos ver nuestro Rol en la aplicación, en este caso Gerente.

Cambiar la contraseña

En el apartado Cambiar contraseña de la sección Acciones, podemos cambiar nuestra contraseña (figura 10.3).

Cambiar contraseña.

Figura 10.3: Cambiar contraseña.

Aparte de la contraseña y del avatar (si se desea), recomiendo no hacer ningún cambio más en el perfil.

10.3 Proyectos

El elemento principal de Kanboard son los proyectos. Vamos a comenzar creando un proyecto como ejemplo para mostrar la funcionalidad que ofrece la herramienta.

10.3.1 Nuevo proyecto

Para crear un nuevo proyecto, pulsamos sobre Nuevo proyecto en el Tablero en el menú de operaciones (esquina superior derecha), como se muestra en la figura 10.4.

Nuevo proyecto.

Figura 10.4: Nuevo proyecto.

En la ventana que se abre (figura 10.5), tenemos que introducir el nombre del proyecto y, opcionalmente, un identificador alfanumérico, también se pueden limitar el número de tareas del proyecto, a nivel global o de carril (swimlane).

Nombre e identificador del proyecto.

Figura 10.5: Nombre e identificador del proyecto.

Introducimos como nombre del proyecto nuestro nombre de usuario con el prefijo “siscd-” y como identificador, en mayúsculas, el nombre de usuario con el prefijo “SISCD”. No definimos ningún límite para el número máximo de tareas del proyecto.

10.3.2 Configuración del proyecto

Una vez definido el proyecto, vamos a definir sus características particulares desde la pantalla de configuración.

Acceso a la pantalla de configuración

Como resultado, se muestra una pantalla de configuración del proyecto, con un resumen del mismo (figura 10.6). El proyecto con el que trabajamos se muestra como título de la página.

Configuración del proyecto.

Figura 10.6: Configuración del proyecto.

En la cabecera aparecen iconos para representar el proyecto de distintas formas (Visión general, Tablero, Lista, Calendario, Gantt). En la columna de la izquierda, tenemos las operaciones que se pueden realizar sobre el proyecto.

Para acceder de nuevo a esta pantalla de configuración del proyecto, estando en cualquier pantalla del proyecto, pulsamos sobre el icono Configurar este proyecto y seleccionamos la opción Configurar este proyecto (figura 10.7).

Acceder a la configuración del proyecto.

Figura 10.7: Acceder a la configuración del proyecto.

Según la pantalla del proyecto en la que nos encontremos, es posible que el menú de configuración tenga más o menos opciones.

Definición de etiquetas

Se pueden asociar etiquetas a tareas pero han de estar definidas previamente a nivel del proyecto. Las etiquetas se supone que se pueden usar para formular búsquedas sobre las tareas20.

Gestionamos las etiquetas del proyecto, desde el apartado Etiquetas (figura 10.8).

Definición de etiquetas del proyecto.

Figura 10.8: Definición de etiquetas del proyecto.

Para definir una etiqueta, pulsamos sobre Añadir nueva etiqueta. En la ventana que se abre definimos su nombre y color, y pulsamos sobre el botón Guardar.

En esa misma pantalla, hay una opción Enable global tags for this project que, por defecto, está activa. En el manual de la herramienta la pantalla era distinta a la actual e indicaba que permitía definir etiquetas globalmente para todos nuestros proyectos. En las pruebas que he estado haciendo no he encontrado diferencia entre que esta opción esté o no activa, las etiquetas son particulares de cada proyecto.

Configuración de las columnas del tablero

Por defecto, un tablero para un proyecto tiene definidas cuatro columnas, que se muestran en la figura 10.9. Accedemos a ellas pulsando sobre Tablero en la línea de operaciones.

Columnas del tablero.

Figura 10.9: Columnas del tablero.

Moveremos las tareas de una columna a otra según se vayan desarrollando, para reflejar su estado y la situación del proyecto.

Se pueden modificar las columnas en la configuración del proyecto, para borrar, añadir, cambiar el nombre o reordenar, desde el apartado Columnas (figura 10.10).

Configuración de las columnas del tablero.

Figura 10.10: Configuración de las columnas del tablero.

Configuración de los carriles (swimlanes)

Cada proyecto tiene definido un carril por defecto, pero podemos añadir tantos carriles como necesitemos. Por ejemplo, son útiles para dividir las tareas según productos, urgencia, equipos, personas o lo que consideremos.

Los carriles se gestionan desde el apartado Carriles (figura 10.11).

Configuración de los carriles del tablero.

Figura 10.11: Configuración de los carriles del tablero.

Vamos a añadir un carril llamado Urgente de manera que podamos ver el efecto en el tablero y entender mejor el concepto de carril. Pulsamos sobre Añadir nuevo carril y, en la ventana que se abre, introducimos el nombre y pulsamos sobre Guardar (no ponemos ninguna limitación en cuanto al número máximo de tareas).

El efecto de la operación lo podemos ver al pulsar sobre Tablero en la línea de operaciones, como se muestra en la figura 10.12 (en comparación con la figura 10.9).

Columnas y carriles del tablero.

Figura 10.12: Columnas y carriles del tablero.

En la figura 10.9, no se mostraba el carril por defecto. Ahora se diferencia el carril por defecto y el nuevo carril. Situaremos las tareas, dentro de la columna que refleje su situación, en el carril que les corresponda según el criterio de asignación de carriles que adoptemos.

Configuración de usuarios y permisos

En el apartado Permisos podemos añadir personas para colaborar en el proyecto (figura 10.13). Podemos añadir al proyecto usuarios individuales o grupos predefinidos por el administrador. En este caso no se ha definido ningún grupo, por lo que nos limitaremos a trabajar a nivel de usuario.

Configuración de usuarios y permisos.

Figura 10.13: Configuración de usuarios y permisos.

Para añadir un colaborador, en el campo Nombre comenzamos a escribir el nombre del usuario. Automáticamente aparece una lista de usuarios cuyos nombres contienen lo que vamos escribiendo. Podemos seleccionar el usuario de la lista.

Una vez seleccionada la persona, debemos definir su perfil en el proyecto. Para que pueda colaborar en la definición del proyecto, deberemos seleccionar en el apartado Rol la opción Miembro del proyecto.

Al pulsar sobre el botón Añadir, nuestro proyecto pasará a estar disponible para el nuevo miembro y podrá definir tareas en él.

Número máximo de tareas

Uno de los principios del método Kanban es limitar el trabajo en proceso: se establece un límite para la cantidad de elementos en los que se trabajará al mismo tiempo, de esta manera se espera que cada elemento se desarrolle más rápidamente y, si se trabaja en equipo, el rendimiento global mejore.

Para eso se define un número máximo de tareas asociado al proyecto, a los carriles, en cada estado. Este número lo tenemos que determinar para nuestro proyecto en función de diversos factores, uno de ellos es los estados que definamos (columnas del tablero).

Cuando establezcamos las columnas del tablero y los distintos números máximos de tareas, se pueden modificar desde Configurar este proyecto, en cada uno de los apartados correspondientes a estos elementos. Por ejemplo, desde Editar el proyecto podemos cambiar tanto el número máximo de tareas del proyecto como el nombre o la definición inicial del proyecto.

Cerrar o eliminar el proyecto

Por último, una vez finalizado el proyecto, para cerrarlo, en este apartado seleccionaremos la opción Cerrar este proyecto. Si, por algún motivo, queremos eliminarlo, seleccionaremos Suprimir, también en este apartado.

10.3.3 Tablero de usuario

En el menú de usuario, pulsando sobre Mi tablero (figura 10.14), accedemos a nuestro tablero de usuario.

Acceso al tablero del usuario.

Figura 10.14: Acceso al tablero del usuario.

En nuestro tablero de usuario (figura 10.15), se muestra una lista de los proyectos, tareas y subtareas en los que estamos implicados (en el caso de la figura, solo tenemos un proyecto).

Tablero de usuario.

Figura 10.15: Tablero de usuario.

Si alguna persona de la asignatura nos ha añadido a su proyecto, debería aparecer en la lista. Accedemos a cada elemento de la lista pulsado sobre él.

Podemos acceder a cada tipo de elemento por separado desde los apartados Mis proyectos, Mis tareas y Mis subtareas, respectivamente.

Si seleccionamos un proyecto en el que nos han añadido con el perfil Miembro del proyecto podremos comprobar que trabajamos normalmente con el proyecto pero no podemos modificar su configuración, operaciones que puede realizar exclusivamente un usuario con perfil Gerente de proyecto.

10.4 Tareas

En el método Kanban las tareas se representan mediante notas adhesivas que se sitúan en el tablero, en una columna y carril concreto.

10.4.1 Nueva tarea

Para añadir una nueva tarea, pulsamos sobre el icono “+” de la operación Añadir una nueva tarea asociado a la columna y el carril donde queramos añadir la tarea (figura 10.16).

Añadir una nueva tarea.

Figura 10.16: Añadir una nueva tarea.

En la ventana de definición, el único campo obligatorio es el nombre de la tarea (figura 10.17).

Definición de una nueva tarea.

Figura 10.17: Definición de una nueva tarea.

Podemos añadir una descripción, asociarle etiquetas, definir un color (los colores nos pueden ayudar a distinguir visualmente las tareas de distinto tipo), asignarle una persona y una prioridad, horas presupuestadas y ejecutadas, fecha de inicio y fecha límite, referencia para relacionar la tarea con otros contextos, también podemos cambiar el carril y la columna donde la estamos definiendo.

Adicionalmente, podemos marcar las opciones:

  • Crear una nueva tarea: al pulsar sobre Guardar, crea la tarea pero no cierra la ventana, mantiene los valores de algunos campos para que sea más ágil esta operación y podamos crear más tareas reutilizando parte de la definición.
  • Duplicar en varios proyectos: si tenemos varios proyectos, permite definir la misma tarea también en los proyectos que seleccionemos.

10.4.2 Operaciones sobre tareas

Desde el menú de cada tarea, accesible al pulsar sobre la punta de flecha a la izquierda del número identificador de tarea (figura 10.18), podemos acceder a las operaciones disponibles sobre la tarea.

Operaciones en el menú de la tarea.

Figura 10.18: Operaciones en el menú de la tarea.

Pulsando doble-clic sobre la tarea, accedemos a la pantalla de la tarea (figura 10.19) donde podemos acceder a todas las operaciones que se pueden realizar sobre ella y consultar sus datos.

Operaciones en la pantalla de la tarea.

Figura 10.19: Operaciones en la pantalla de la tarea.

Por ejemplo, si duplicamos una tarea (se puede duplicar dentro del proyecto o pasar la copia a otro proyecto), se define un enlace interno entre la tarea original y la tarea duplicada. Este enlace también se muestra en la pantalla de la tarea.

Adicionalmente, podemos mover una tarea en un tablero para cambiarla de columna o cambiar el orden dentro de una columna. Para moverla pulsamos-arrastramos-soltamos la tarea hasta su nueva ubicación (figura 10.20).

Mover una tarea.

Figura 10.20: Mover una tarea.

Una vez acabada una tarea, podemos cerrarla pulsando sobre la operación Cerrar esta tarea. Las tareas cerradas desaparecen del tablero, pero podemos mostrarlas utilizando el filtro adecuado (ver el apartado siguiente).

Las tareas cerradas pueden volver a abrirse desde el mismo menú: para una tarea cerrada, la opción Cerrar esta tarea se transforma en Abrir esta tarea.

10.4.3 Filtros sobre tareas

En las pantallas del proyecto, podemos definir filtros sobre las tareas. Se pueden filtrar usando filtros generales o bien filtros del usuario que tiene asignada la tarea, desde cualquier pantalla del proyecto.

Los filtros generales se seleccionan desde el apartado de filtros, la figura 10.21 muestra las posibilidades que ofrece.

Filtros generales sobre tareas.

Figura 10.21: Filtros generales sobre tareas.

En el apartado de filtros de usuario, se pueden seleccionar las tareas asignadas, sin asignar o bien asignadas a un determinado usuario (figura 10.22).

Filtros sobre la asignación tareas.

Figura 10.22: Filtros sobre la asignación tareas.

Para volver a la presentación inicial, desactivando los filtros, seleccionaremos la opción Restablecer filtros en el apartado de filtros generales (figura 10.21).

Aunque se menciona en la ayuda de la herramienta que se pueden definir filtros usando etiquetas, no he encontrado la manera. Cuando se definen categorías se pueden definir filtros utilizándolas, pero no hay posibilidad de asociar categorías a tareas. Es decir, en esta versión, definir etiquetas asociadas a las tareas no resulta útil en la definición de filtros.

10.4.4 Definición de subtareas

Desde cualquiera de los menús de operaciones de la tarea, asociadas a ella, podemos definir subtareas. Las subtareas se pueden definir de forma masiva, introduciendo sus nombres en una lista o bien individualmente y, seleccionando la opción Crear otra subtarea (figura 10.23), mantener abierta la pantalla de definición para ir variando las características de la subtareas que vamos definiendo.

Definición de subtareas.

Figura 10.23: Definición de subtareas.

En la tarea, se incluye un icono que representa las subtareas. Situando el cursor sobre él, aparece la información de las subtareas (figura 10.24).

Subtareas e iniciar una subtarea.

Figura 10.24: Subtareas e iniciar una subtarea.

Cada subtarea tiene, a la izquierda de su nombre, un selector. Si lo marcamos, se inicia un temporizador asociado a ella que podemos parar de la misma forma (en esta pantalla o en otras donde se muestra la información de las tareas). El contador registra el tiempo empleado en la subtarea automáticamente. Este valor se puede cambiar manualmente al editar una subtarea. El tiempo de la tarea se actualiza automáticamente según la suma de todas las subtareas.

10.4.5 Lista de tareas

Pulsando sobre Lista, en la barra de operaciones del proyecto, accedemos a la pantalla de representación de las tareas en forma de lista (figura 10.25).

Lista de tareas.

Figura 10.25: Lista de tareas.

Desde esta pantalla podemos mostrar u ocultar las subtareas y operar sobre los temporizadores asociados a ellas.

10.4.6 Gantt y calendario

Los elementos Gantt y calendario son componentes adicionales de Kanboard que no se incluyen en la instalación básica21

Pulsando sobre Gantt obtenemos un diagrama de este tipo definido a partir de las tareas (figura 10.26).

Diagrama Gantt de las tareas.

Figura 10.26: Diagrama Gantt de las tareas.

Como no les hemos asignado fecha de inicio ni duración, aparecen ubicadas en la fecha de definición. Las tareas con duración también se representan en el calendario.

Siguiendo las instrucciones que aparecen en la propia pantalla, podemos cambiar la duración y el momento de inicio de las tareas (figura 10.27), pulsando-arrastrando-soltando la tarea o uno de sus extremos.

Modificación de las tareas en el diagrama Gantt.

Figura 10.27: Modificación de las tareas en el diagrama Gantt.

Desde esta pantalla también podemos acceder a la definición de tareas pulsando sobre Add task. Para definir en las tareas su inicio y duración, es adecuado definirlas desde esta pantalla porque de forma inmediata las vemos representadas en el diagrama Gantt.

10.5 Informes

Podemos obtener informes a nivel de un proyecto o bien a nivel de todos los proyectos ligados a nuestro usuario en la herramienta.

10.5.1 Informes del proyecto

A nivel de un proyecto, los informes los obtenemos desde el menú asociado al proyecto.

Visión general y última actividad

Obtenemos una visión general del proyecto pulsando sobre la opción Visión general en la barra de herramientas del proyecto. El resultado es una pantalla donde podemos ver toda la información disponible asociada al proyecto. En particular un resumen de la última actividad llevada a cabo en él (figura 10.28).

Visión general del proyecto.

Figura 10.28: Visión general del proyecto.

Si nos interesa exclusivamente la actividad del proyecto, podemos obtener esta información desde el menú asociado a la configuración del proyecto en la barra de herramientas, seleccionan la opción Actividad (figura 10.29).

Actividad del proyecto.

Figura 10.29: Actividad del proyecto.

Analítica

Los informes propiamente dichos asociados al proyecto, los podemos obtener desde el apartado Analítica, en el menú de configuración del proyecto (figura 10.30).

Acceso a la analítica del proyecto.

Figura 10.30: Acceso a la analítica del proyecto.

En la figura 10.31, se muestra el informe correspondiente a la opción Distribución de tareas, donde se representa el porcentaje de tareas en cada uno de las columnas.

Analítica del proyecto.

Figura 10.31: Analítica del proyecto.

Los informes disponibles aparecen en la columna de la izquierda (figura 10.31).El estudio detallado de estos informes nos puede ayudar a gestionar el flujo de tareas, otro de los objetivos del método Kanban, para tratar de mejorar los procesos que realizamos.

10.5.2 Informes de los proyectos

Si estamos involucarados en varios proyectos, podemos obtener informes donde se consideren todos los proyectos desde la opción Gestión de proyectos, en el menú de usuario (figura 10.32).

Acceso a gestión de proyectos.

Figura 10.32: Acceso a gestión de proyectos.

Lista de proyectos

Al acceder a la gestión de proyectos, se muestra la pantalla con la lista de proyectos (figura 10.33).

Lista de proyectos.

Figura 10.33: Lista de proyectos.

En la cabecera de esta ventana están disponibles las operaciones que podemos realizar.

Usuarios de proyectos

Podemos consultar las distintas personas implicadas en los proyectos seleccionando la opción Visión general de los usuarios.

En la pantalla a la que accedemos se muestran los gerentes de los proyectos (figura 10.34), pero desde las opciones situadas en la zona de la izquierda, podemos obtener la información equivalente también para otros miembros del proyecto.

Gerentes de proyectos.

Figura 10.34: Gerentes de proyectos.

Gantt de proyectos

Pulsando sobre la opción Projects Gantt chart accedemos a un diagrama Gantt para nuestros proyectos (figura 10.35).

Gantt de proyectos.

Figura 10.35: Gantt de proyectos.

Ejercicio 10.1 Define y planifica tu propio proyecto utilizando Kanboard. Un proyecto adecuado para planificar es el de la realización de tu TFG. Si no tienes que hacer el TFG, puedes planificar las actividades que tienes asignadas en las distintas asignaturas o bien cualquier otro tema de tu interés.

  • El nombre del proyecto estará compuesto por tu nombre de usuario del correo de la asignatura con el prefijo “siscd-”.
  • Define las columnas del tablero que necesites: en cualquier caso, explica la finalidad de cada columna.
  • En caso necesario, define carriles adicionales, aparte del carril por defecto: explica su finalidad.
  • Limita los números máximos de tareas y razona las limitaciones.
  • Define y planifica las tareas y subtareas, de forma detallada, utilizando las posibilidades que ofrece la herramienta.
  • Obtén los informes que consideres oportunos para documentar el proyecto.

Para documentar la realización de este ejercicio, presenta y comenta las decisones que has tomado, documenta adicionalmente el proyecto con las capturas de pantalla que consideres oportunas (sin recortarlas).

Bibliografía

Guillot, Frédéric. 2018. “Kanboard.” Post. Kanboard Documentation. https://docs.kanboard.org/es/latest/.

Hammarberg, Marcus, and Joakim Sunden. 2014. Kanban in Action. Packt Publishing.


  1. En las pruebas que he estado haciendo, se permiten búsquedas sobre las tareas usando Categorías (otro apartado de la configuración), sin embargo no se pueden asociar categorías a las tareas y no he encontrado cómo formular búsquedas basadas en etiquetas.↩︎

  2. Algunos literales de estos componentes no están traducidos.↩︎