Capítulo 5 Cuadro de mandos en Power BI

Este capítulo es continuación del capítulo 4. Hasta ahora hemos construido en Power BI informes individuales, seleccionando una de las visualizaciones (objetos visuales) que ofrece la herramienta y definiendo informes utilizando solo una visualización. En este capítulo vamos a combinar varios objetos visuales en una página para construir un cuadro de mandos.

Objetivos del capítulo

  • Combinar varias visualizaciones e interrelacionarlas.

  • Relacionar visualizaciones en distintas páginas.

  • Poner en práctica el concepto de cuadro de mandos.

  • Conocer las posibilidades que ofrece Power BI para poder construir un cuadro de mandos.

5.1 Introducción

Un cuadro de mandos está formado por varios objetos visuales organizados en una o varias páginas a las que también podemos añadir otros elementos como cuadros de texto, botones, formas o imágenes.

Los elementos a utilizar están disponibles en el menú Insertar (figura 5.1). En este menú, también aparecen objetos visuales de IA, aplicaciones Power Apps, y la posibilidad de instalar más objetos visuales:

  • Los objetos visuales de IA solo tiene sentido utilizarlos si se usan técnicas de inteligencia artificial para analizar los datos.

  • Las aplicaciones Power Apps pueden utilizar los datos de nuestro modelo, los procesan y devuelven el resultado que se puede presentar como objetos visuales personalizados.

  • Además de los objetos visuales disponibles por defecto, se pueden obtener e instalar nuevos objetos visuales.

Elementos que se pueden añadir a un cuadro de mandos.

Figura 5.1: Elementos que se pueden añadir a un cuadro de mandos.

Usaremos solo los objetos visuales incluidos por defecto en la herramienta y los elementos adicionales: cuadros de texto, botones, formas e imágenes.

Las actividades propuestas en este capítulo se basan en Aspin (2020), donde se puede ampliar la información sobre este tema.

5.2 Objetos en una página

A continuación, vamos a presentar las características de cada uno de los objetos que consideramos para ser utilizados en la construcción de los cuadros de mandos.

Podemos añadir los objetos desde el menú Insertar, pulsando sobre el objeto o elemento que queramos añadir. Una vez añadido a la página, lo podemos:

  • Mover: pulsando-arrastrando-soltando.
  • Cambiar el tamaño: pulsando-arrastrando-soltando uno de los bordes o vértices.
  • Eliminar: seleccionándolo y pulsando la tecla Supr o bien, en el menú Más opciones (en la esquina superior derecha), seleccionando la opción Quitar (figura 5.2).
Eliminar un elemento añadido a una página.

Figura 5.2: Eliminar un elemento añadido a una página.

Una vez añadido un objeto o elemento a una página lo tenemos que configurar. Las opciones de configuración dependen del objeto o elemento y aparecen en Visualizaciones. Algunas de estas opciones son las que vamos a mostrar a continuación, para cada caso.

5.2.1 Objeto visual

Cuando añadimos un Nuevo objeto visual, por defecto se añade un gráfico de barras. Seleccionamos el tipo de visualización pulsando sobre él en Visualizaciones (figura 5.3).

Campos y representación gráfica de un objeto visual.

Figura 5.3: Campos y representación gráfica de un objeto visual.

Para cada objeto visual definimos campos, a partir de los cuales se obtienen los datos que se representan (figura 5.3). La definición de estos campos se puede hacer seleccionando datos de la columna Campos donde se muestra nuestro modelo de datos, tal y como se ha hecho en los capítulos 2 y 4.

Adicionalmente, podemos definir el formato de presentación (figura 5.4). Donde se puede definir un título, colores, borde o sombras para representar el objeto.

Formato de un objeto visual.

Figura 5.4: Formato de un objeto visual.

Por ejemplo, el título se define de forma automática en función de los campos que representemos en el objeto, pero podemos cambiarlo si lo consideramos conveniente.

5.2.2 Cuadro de texto

Cuando añadimos un cuadro de texto y lo seleccionamos, se activa una barra de herramientas que nos permite añadir el texto como un editor (figura 5.5).

Cuadro de texto.

Figura 5.5: Cuadro de texto.

El texto es totalmente estático, es decir, no se puede añadir nada en función del valor de los campos. Además del texto concreto formateado, se pueden insertar enlaces (vínculos) asociados al texto seleccionado.

Como parte de la configuración de formato, en Visualizaciones (figura 5.6), se pueden definir colores, borde, sombras y otras características; también el título, que hay que activar previamente (pulsando sobre el control asociado).

Configuración del cuadro de texto.

Figura 5.6: Configuración del cuadro de texto.

5.2.3 Botones

En la figura 5.7, se muestran los botones que se pueden añadir desde el menú Insertar > Elementos > Botones.

Tipos de botones que se pueden insertar.

Figura 5.7: Tipos de botones que se pueden insertar.

Todos los botones tienen los mismos campos en el apartado Visualizaciones (figura 5.8). La diferencia entre los botones es el icono seleccionado en el apartado Icono, algún elemento de presentación y, en algunos casos, la acción asociada en el apartado Acción.

Configuración de un botón.

Figura 5.8: Configuración de un botón.

De manera general, podemos seleccionar un botón en blanco y configurarlo como cualquier otro botón ya que la única diferencia entre ellos son las opciones de configuración.

Definición de propiedades en función del estado

Algunas de las propiedades de configuración de los botones son múltiples, se pueden definir su valores en función del cursor. Se consideran cuatro estados (figura 5.9):

Estados de un botón en función del cursor.

Figura 5.9: Estados de un botón en función del cursor.

  • Estado predeterminado.
  • Al pasar el cursor.
  • Al presionar.
  • Deshabilitado.

Cada propiedad se puede definir para cada uno de los estados. En primer lugar seleccionamos el estado y, a continuación, definimos el resto de características de la propiedad.

Las propiedades que se pueden definir en función del estado son:

  • Texto del botón.
  • Icono.
  • Esquema.
  • Rellenar.

Por ejemplo, podemos definir un icono asociado al botón para Estado predeterminado y otro Al pasar el cursor, de esta manera el icono cambiará cuando situemos el cursor sobre el botón.

Definición de acciones

En el apartado Acción, podemos definir acciones asociadas al botón (figura 5.10). En función de la acción seleccionada, se configuran el resto de campos del apartado.

Acciones de un botón.

Figura 5.10: Acciones de un botón.

Entre otras funciones, las acciones son útiles para definir la navegación entre páginas del cuadro de mandos.

5.2.4 Formas

En la figura 5.11, se muestran las formas que se pueden añadir desde el menú Insertar > Elementos > Formas.

Tipos de formas que se pueden insertar.

Figura 5.11: Tipos de formas que se pueden insertar.

Todas las formas tienen básicamente los mismos campos (salvo Línea que no tiene el campo Rellenar) en el apartado Formato de forma, que sustituye a Visualizaciones (figura 5.12), pero cada forma es única porque no hay ningún campo donde se pueda seleccionar la forma concreta (a diferencia de los botones que se diferenciaban en la definición del campo Icono).

Configuración de una forma.

Figura 5.12: Configuración de una forma.

Se pueden definir acciones asociadas a las formas, las mismas que se pueden definir asociadas a botones.

5.2.5 Imagen

El elemento Imagen nos permite añadir archivos de imagen desde nuestro disco local. Además de los campos de configuración de la presentación de la imagen (figura 5.13), también se pueden definir acciones asociadas a las imágenes, las mismas que se pueden definir asociadas a botones y formas.

Configuración de una imagen.

Figura 5.13: Configuración de una imagen.

5.3 Relaciones entre páginas

En esta sección se presentan varias posibilidades para relacionar entre sí páginas con informes en Power BI.

5.3.1 Página de Detalle

Podemos definir páginas de detalle de otras páginas, a las que se puede acceder para ampliar la información a partir del valor de un campo específico.

Detalle de comarca

Vamos a comenzar diseñando una página para presentar los detalles del campo comarca.

Para mostrar el nombre de la comarca, usaremos una visualización de tipo Tarjeta que muestra un valor de un campo. Una vez añadida a la página, seleccionamos el campo comarca (figura 5.14), que se añade al apartado Campos en la definición.

Configuración de una Tarjeta.

Figura 5.14: Configuración de una Tarjeta.

Automáticamente, se le ha asignado como nombre el valor “Primera fecha: comarca”, sería más adecuado que se el nombre fuera simplemente “Comarca”. Podemos cambiar este nombre desde el menú del campo añadido en Campos, seleccionando la opción Cambiar nombre de este objeto visual (figura 5.15).

Cambiar el nombre de una Tarjeta.

Figura 5.15: Cambiar el nombre de una Tarjeta.

Hacemos las siguientes operaciones, reflejadas en la figura 5.16:

Página de detalle de una comarca.

Figura 5.16: Página de detalle de una comarca.

  1. Añadimos a la página varias visualizaciones para mostrar los datos de la comarca:

    • Tabla de municipios y su número de habitantes
    • Gráficos de barras de habitantes y densidad de población por municipio.
  2. Pulsamos en cualquier parte de la página donde no haya ninguna visualización (para hacer la definición asociada a la página no a una visualización) y, en el campo del apartado Obtener detalles, pulsando-arrastrando-soltando, añadimos el campo comarca.

  3. También en el apartado Obtener detalles, activamos Entre varios informes (para que otros informes usen esta página como destino).

  4. Renombramos la página como detalleComarca

Estas últimas operaciones el único cambio externo que provocan es que se ha añadido un botón en la esquina superior izquierda de la página que permite volver a la página desde la que se haya llegado a esta página (figura 5.17).

Botón para volver a la página anterior.

Figura 5.17: Botón para volver a la página anterior.

Internamente, la página ha quedado definida como posible destino para ampliar los detalles de una comarca.

Para probar su funcionamiento, definimos en otra página el informe de la figura 5.18. Además de un gráfico de barras con la población de las comarcas, añadimos una visualización de tipo Segmentación de datos en la que incluimos el campo periodo, que nos permita seleccionar fácilmente el periodo para el que representamos los datos de la comarca.

Informe de comarcas.

Figura 5.18: Informe de comarcas.

Pulsando sobre cualquier comarca con el botón del ratón que permita abrir su menú contextual, seleccionamos la opción Obtener detalles y, como una subopción, aparece detalleComarca, el nombre que le hemos dado a la página donde se muestra el detalle de la comarca (figura 5.19).

Opción del menú para obtener detalles de una comarca.

Figura 5.19: Opción del menú para obtener detalles de una comarca.

Si seleccionamos esa opción, Obtener detalles > detalleComarca, accedemos a la página que hemos definido con las selecciones que hemos realizado en los campos periodo y comarca (figura 5.20). Para la comarca, se ha seleccionado el valor donde hemos abierto el menú contextual.

Detalle de una comarca.

Figura 5.20: Detalle de una comarca.

Podemos acceder a la pantalla de detalles de una comarca desde cualquier otra que incluya un informe con el campo comarca que nos permita abrir el menú contextual asociado a uno de sus valores.

Detalle de municipio

De forma similar, definimos un nueva página a la que llamamos detalleMunicipio para mostrar los datos de un municipio seleccionado en otra página. En concreto, añadimos un objeto de tipo Tarjeta para mostrar el nombre del municipio, y otro de tipo Gráfico de líneas para mostrar la evolución de la población a lo largo de los años (figura 5.21).

Página de detalle de un municipio.

Figura 5.21: Página de detalle de un municipio.

En el campo del apartado Obtener detalles debemos añadir el campo municipio.

Una vez definido, para probar su funcionalidad, podemos ir a la página detalleComarca y, en el menú contextual de cualquier municipio representado, seleccionamos la opción Obtener detalles > detalleMunicipio (figura 5.22).

Opción del menú para obtener detalles de un municipio.

Figura 5.22: Opción del menú para obtener detalles de un municipio.

El resultado se muestra en la figura 5.23. No es el resultado esperado porque, en lugar de mostrar la evolución a lo largo de los años, muestra la situación del año seleccionado. Es decir, está filtrando por el municipio elegido para ampliar detalles pero también está aplicando el filtro del campo periodo definido en la página de prueba.

Resultado del detalle de un municipio.

Figura 5.23: Resultado del detalle de un municipio.

Para corregirlo, debemos cambiar la definición de está página de detalles. En el apartado Obtener detalles hay una opción Mantener todos los filtros que, por defecto, está activa. Esto hace que todos los filtros de la página origen se trasladen a esta. La solución es desactivarla, de manera que la definición se muestra en la figura 5.24.

Definición para obtener detalle de un municipio sin aplicar filtros previos.

Figura 5.24: Definición para obtener detalle de un municipio sin aplicar filtros previos.

Al repetir la operación, obtenemos el resultado de la figura 5.25, que es el esperado.

Resultado correcto del detalle de un municipio.

Figura 5.25: Resultado correcto del detalle de un municipio.

5.3.2 Información adicional en pantalla

En lugar de ampliar la información moviéndonos a una nueva página, se puede definir una página de ampliación que se muestre sobre la página actual. El efecto se presenta en la figura 5.26. Al situar el cursor sobre un elemento gráfico de representación de un valor, se muestra en una ventana el informe definido en una página de ampliación, añadiendo el filtro del valor donde nos situamos.

Ampliación de información en una ventana.

Figura 5.26: Ampliación de información en una ventana.

En una nueva página, añadimos una visualización de tipo Gráfico de líneas para representar la medición habitantes en función de campo periodo, filtrando los periodos con valor “2010” en el campo decenio, para obtener un informe como resultado similar al de la figura 5.27.

Informe de ampliación de información.

Figura 5.27: Informe de ampliación de información.

Para definir el informe como un informe de información adicional, en la opción Formato asociado a la página (hay que pulsar fuera del informe para trabajar sobre la página), le damos un nombre, activamos el tipo Información sobre herramientas (es el que define al informe como informe de información adicional) y, en el apartado Tamaño de página, también seleccionamos el tipo Información sobre herramientas (figura 5.28).

Definición del tipo de informe de ampliación de información.

Figura 5.28: Definición del tipo de informe de ampliación de información.

Por último, nos falta por definir el campo que se usa para filtrar el informe y si se aplican o no todos los filtros previos. Esta definición se hace desde la opción Campos (figura 5.29).

Definición del campo de filtro para informe de ampliación de información.

Figura 5.29: Definición del campo de filtro para informe de ampliación de información.

En este caso, pulsamos-arrastramos-soltamos el campo municipio para ampliar la información de un municipio y desactivamos la opción Mantener todos los filtros, para que no se apliquen los filtros previos, en particular, el relativo al campo periodo.

Al situarnos en la página donde aparecen los municipios representados gráficamente, obtenemos el resultado esperado (el que se muestra en la figura 5.26).

Como esa página, por su formato especial, solo es adecuada para el fin para el que se ha diseñado, se puede ocultar de la lista de páginas, para evitar que se acceda a ella pensando que contiene algún informe accesible directamente desde la página. Esta operación se puede hacer desde el menú contextual de la página (figura 5.30), seleccionando la opción Ocultar página.

Ocultar página para evitar acceder a ella por error.

Figura 5.30: Ocultar página para evitar acceder a ella por error.

La página sigue siendo visible en modo diseño, pero se indica con un símbolo, a la izquierda de su nombre, que está oculta (estará oculta si publicamos las páginas para consulta, operación que no vamos a hacer porque deberíamos tener la licencia Pro).

5.3.3 Marcadores

Un marcador permite almacenar el estado de cualquier página asociado a un nombre de manera que, al seleccionarlo, se muestra la página en la situación en la que estaba cuando se definió el marcador.

Definición de marcadores

Para definir marcadores, lo primero que debemos hacer es mostrar el panel de marcadores. Lo mostramos pulsando sobre Ver > Mostrar paneles > Marcadores (figura 5.31).

Mostrar marcadores.

Figura 5.31: Mostrar marcadores.

Como resultado, se muestra el panel Marcadores donde hay una barra de herramientas con las dos operaciones asociadas a marcadores y se mostrarán los marcadores definidos (figura 5.32).

Panel Marcadores.

Figura 5.32: Panel Marcadores.

Para definir un marcador, abrimos una página cualquiera (por ejemplo, el informe de comarcas de la figura 5.18) y, en el panel Marcadores, pulsamos sobre Agregar. Como resultado se define un marcador llamado Marcador 1. Podemos cambiarle el nombre seleccionando la opción Cambiar nombre en el menú asociado (figura 5.33). Por ejemplo, le he asignado el nombre Informe de comarcas.

Cambiar el nombre a un marcador.

Figura 5.33: Cambiar el nombre a un marcador.

Supongamos que no nos interesan todas las comarcas y queremos focalizarnos solo en algunas. En el filtro de la página, seleccionamos solo las comarcas que nos interesen y pulsamos sobre Agregar para definir un nuevo marcador al que también le asignamos un nombre significativo (p.e., Selección de comarcas).

A partir de cualquiera de las comarcas, podemos acceder a la página detalleComarca mediante la opción Obtener detalles del menú contextual del valor de la comarca seleccionada. Definimos un nuevo marcador llamado Detalle de comarca asociado a la página correspondiente.

De similar forma, a partir de un municipio cualquiera, mediante la opción Obtener detalles del menú contextual, accedemos a la página detalleMunicipio y definimos un nuevo marcador, Detalle de municipio.

Los marcadores definidos hasta ahora se muestran en la figura 5.34.

Marcadores definidos.

Figura 5.34: Marcadores definidos.

Gestión de marcadores

Al pulsar sobre cualquier marcador, se presenta la página en la situación en la que estaba cuando se definió el marcador.

Para modificar un marcador, pulsamos sobre él y accedemos a la página asociada. En la página, hacemos las modificaciones que consideremos oportunas y, cuando hayamos acabado, en el menú asociado al marcador (figura 5.33), seleccionamos la opción Actualizar.

Podemos borrar un marcador desde su menú, seleccionando la opción Eliminar.

Para reordenar los marcadores, pulsamos-arrastramos-soltamos el marcador hasta la nueva posición en la lista.

También se pueden definir grupos de marcadores para simplificar su gestión. Para ello, seleccionamos varios marcadores (mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras pulsamos sobre los marcadores a seleccionar) y, en el menú de uno cualquiera de ellos, seleccionamos la opción Agrupar.

Presentación a partir de marcadores

Cuando tenemos una lista de marcadores, podemos realizar una presentación a partir de ella, basta con pulsar sobre el icono Vista en el panel Marcadores.

Se sitúa en la página del primer marcador y se muestra en modo de presentación. Al pie de la página aparece la barra de control de la figura 5.35.

Control de la presentación a partir de marcadores.

Figura 5.35: Control de la presentación a partir de marcadores.

Pulsado sobre las flechas situadas en la parte derecha de la barra, avanzamos o retrocedemos por las páginas de los marcadores.

Podemos cerrar la presentación desde la propia barra o bien pulsando sobre Salir, el icono que sustituye a Vista en el panel Marcadores.

Marcadores como acciones de botones

Una de las acciones que se puede definir asociada a cualquier botón es Marcador (figura 5.10). Una vez se selecciona este tipo de acción, tenemos que definir el marcador asociado. Es decir, se puede definir que, al pulsar sobre el botón, nos lleve hasta la página en la situación definida por el marcador.

Esta posibilidad permite definir flujos de páginas combinando la definición de marcadores con botones en las páginas que los relacionen.

Ejercicio 5.1 Siguiendo las indicaciones de los apartados anteriores:

  1. Define páginas de detalle a nivel comarca y municipio y muestra su funcionamiento manualmente.
  2. Define una página de información adicional a nivel municipio y muestra su funcionamiento manualmente.
  3. Define una secuencia de marcadores para hacer un recorrido por las páginas y recorre la secuencia de marcadores en modo presentación.
  4. En una página cualquiera, define un botón asociado a un marcador y muestra su funcionamiento.
  5. ¿Consideras que el uso de páginas de detalle o información adicional en pantalla es equivalente a la operación Drill-Down? ¿Por qué?

Para documentar la realización del ejercicio, para cada página de detalle o de información adicional y cada informe obtenido mostrando el funcionamiento, captura una pantalla e indica a qué corresponde cada una.

Bibliografía

Aspin, Adam. 2020. Pro Power BI Desktop Self-Service Analytics and Data Visualization for the Power User (3rd Edition). Apress.